Comment refuser une facture électronique incorrecte ?

Oui. Si vous constatez une erreur (montant, quantité, prestation ou information), vous pouvez la refuser depuis votre plateforme agréée en indiquant le motif. Le fournisseur en est informé et doit traiter la situation avec vous, mais le refus ne règle pas automatiquement le désaccord : la régularisation (nouvelle facture, facture rectificative ou avoir) dépend de ce qui doit être corrigé.

La facture électronique ne se résume pas à un fichier envoyé d'un point A à un point B. Son traitement peut être suivi grâce à des statuts qui permettent de savoir où elle en est dans son cycle de vie.

Le dispositif (AFNOR XP Z12-012, associée aux spécifications externes de la DGFiP) impose aux plateformes agréées un socle de quatre statuts obligatoires transmis à l'administration :

• Déposée : la facture a été transmise dans le circuit de facturation électronique.

• Rejetée : la facture n'a pas pu être traitée ou transmise en raison d'un problème détecté par les contrôles prévus dans le circuit.

• Refusée : le destinataire indique qu'il refuse la facture.

• Encaissée : le paiement de la facture a été réalisé, lorsque ce statut est applicable.

D'autres statuts peuvent également être utilisés pour suivre les différentes étapes du traitement d'une facture, par exemple sa mise à disposition, sa réception ou son approbation. Les statuts disponibles et leur présentation peuvent dépendre des outils utilisés.

L'objectif est simple : permettre de savoir ce qui est arrivé à une facture et d'assurer la traçabilité de son traitement.

Et si tout va bien ?

La plupart des factures ne feront l'objet d'aucun refus ou rejet. Elles suivront normalement leur cycle de traitement jusqu'à leur paiement. Pour un rappel complet sur l’obligation de réception, voir notre article sur la réception des factures électroniques.

Les statuts « Rejetée » et « Refusée » interviennent lorsqu'un problème est rencontré, mais ils ne désignent pas la même situation. Le rejet est technique, tandis que le refus relève d'un motif commercial :

• Le rejet (technique, automatique) : la facture ne respecte pas les contraintes de format, en cas de non-conformité du fichier (Factur-X, UBL ou CII invalide), de données obligatoires manquantes ou illisibles, ou si un PDF simple ou une image est transmis à la place d'un format structuré conforme. Le rejet est déclenché automatiquement par la plateforme de dématérialisation, et une facture rejetée ne vous parvient jamais. C'est au fournisseur de corriger le format et de redéposer la facture.

• Le refus (métier, votre décision) : la facture est bien reçue et techniquement conforme, mais vous contestez son contenu, montant, quantité, prestation non réalisée. C'est vous qui déclenchez le statut « Refusée », avec un motif.

Une erreur de montant, par exemple, n'entraîne jamais un rejet automatique : la facture est techniquement valide. C'est à vous de la refuser si le montant ne correspond pas à ce qui était prévu.

Le motif du refus doit permettre au fournisseur de comprendre pourquoi vous n'acceptez pas la facture et ce qui doit être vérifié ou corrigé.

Les situations les plus courantes peuvent notamment concerner :

• une erreur sur le prix ou le montant facturé ;

• une quantité incorrecte ;

• une prestation non réalisée ou qui ne correspond pas à ce qui était prévu ;

• une livraison ou une prestation non conforme ;

• une information erronée ou manquante sur la facture ;

• une facture adressée au mauvais destinataire ;

• une facture reçue alors qu'aucune commande ni relation commerciale ne le justifie ;

• une facture reçue en double.

Un retard ou un point mineur sans incidence ne justifie pas toujours un refus définitif : selon les fonctionnalités proposées par votre plateforme, un échange avec le fournisseur ou un statut de suivi temporaire peut être plus adapté.

Le guide pratique de démarrage publié par la DGFiP en juillet 2026 indique que le motif doit être aussi précis que possible. Par exemple, plutôt que d'écrire simplement « facture incorrecte », indiquez ce qui pose problème : « le montant facturé ne correspond pas au devis signé » ou « la prestation indiquée sur la facture n'a pas été réalisée ».

Le statut « Refusée » permet d'indiquer que vous n'acceptez pas la facture telle qu'elle a été émise. Il ne constitue pas, à lui seul, un mécanisme de règlement d'un litige commercial.

Si vous et votre fournisseur n'êtes pas d'accord sur le prix, la prestation réalisée ou les conditions du contrat, le désaccord doit être traité directement entre vous, selon les moyens prévus dans votre relation commerciale : échange écrit, négociation, médiation ou autre solution adaptée.

Certaines plateformes peuvent proposer des fonctionnalités ou des statuts complémentaires pour suivre ce type de situation. Un statut comme « En litige » peut notamment permettre de signaler un problème sans refuser la facture, mais il ne faut pas supposer qu'il est disponible de la même manière sur toutes les plateformes.

Si vous recevez une facture qui comporte une erreur, voici la procédure à suivre :

1. Vérifiez la facture. Identifiez précisément ce qui ne correspond pas à ce qui était prévu : montant, quantité, prestation, informations ou autre élément, ainsi que le bon de commande si la facture s’y réfère.

2. Indiquez le motif du refus. Votre plateforme agréée peut vous proposer différents motifs correspondant à la situation rencontrée.

3. Refusez la facture depuis votre plateforme. Sélectionnez le statut « Refusée » lorsque cette action est prévue et indiquez clairement la raison du refus, dans le délai prévu par votre plateforme agréée.

4. Prévenez ou contactez le fournisseur si nécessaire. Le refus est tracé dans le circuit de facturation électronique, mais un échange direct avec l’émetteur peut être nécessaire pour corriger la facture et résoudre le problème.

5. Régularisez la situation. Selon le cas, le fournisseur pourra établir une nouvelle facture, une facture rectificative, un avoir ou mettre en place une autre solution adaptée.

Une facture refusée n'entre pas dans votre comptabilité tant que la situation n'est pas régularisée : pas de double comptabilisation à craindre, mais elle doit rester conservée et tracée, conformément à vos obligations de conservation des documents comptables.

Le statut « Refusée » ne règle pas juridiquement la situation à lui seul : la régularisation (avoir, facture rectificative ou nouvelle facture) est détaillée dans notre article sur la facture d'avoir.

La logique est symétrique. Si vous êtes concerné par l'émission de factures électroniques (obligatoire pour les micro-entrepreneurs à partir du 1er septembre 2027, mais possible avant) et qu'une erreur porte sur une facture que vous avez émise, vous ne pouvez ni la modifier ni la supprimer après coup. Pour corriger une erreur, vous devrez établir une facture d'avoir ou une facture rectificative, qui référence explicitement la facture initiale qu'elle annule ou remplace.

Suivre à la main le statut de chaque facture reçue et émise devient vite chronophage, surtout avec l'arrivée de nouveaux flux à partir de septembre 2026. Avec Solo, plateforme agréée, vous suivez en un seul endroit le statut de vos factures, reçues comme émises, et vous gérez vos refus sans perdre le fil.