Pénalités de retard sur facture : quand les appliquer et comment les calculer ?

Les pénalités de retard permettent de compenser un paiement reçu après la date prévue sur une facture. Elles concernent principalement les relations entre professionnels et s’appliquent dans le cadre des délais de paiement prévus entre les parties.

À partir de quel moment elles sont dues ?

Le retard commence dès le lendemain de la date d’échéance indiquée sur la facture.

Par exemple :

• Facture émise le 3 juin

• Règlement prévu au 3 juillet

• Pénalités applicables à partir du 4 juillet si le paiement n’a pas été reçu

Entre professionnels, les pénalités deviennent exigibles automatiquement. Il n’est pas nécessaire d’envoyer une relance ou une mise en demeure pour qu’elles commencent à courir.

Les pénalités s’appliquent ensuite pour chaque jour de retard à compter du lendemain de la date de règlement figurant sur la facture.

Dans quels cas cela concerne surtout les indépendants ?

Dans la pratique, ces règles concernent surtout :

• Les freelances

• Les consultants

• Les auto-entrepreneurs

• Les prestataires de services

• Les indépendants qui travaillent avec des entreprises

La situation la plus courante reste celle d’un indépendant qui facture une entreprise avec un délai de paiement à 30 jours et reçoit finalement le règlement plusieurs jours ou plusieurs semaines après l’échéance prévue.

Le délai de paiement peut être fixé :

• À réception de la facture

• À 30 jours

• À 45 jours fin de mois

• Ou à 60 jours maximum selon les conditions prévues entre les parties

Dans la pratique, les oublis sur les conditions de paiement restent fréquents et peuvent compliquer le suivi des retards. Pour éviter les oublis de mentions, vous pouvez utiliser un outil de facturation qui centralise vos modèles, échéances et conditions de règlement.

Créez des factures 100 % conformes !

Gérez simplement votre activité au quotidien grâce à notre logiciel de facturation complet conçu pour les indépendants !
Essai gratuit, sans carte bancaire.

Créer mes factures conformes

Les pénalités de retard ne peuvent pas être ajoutées au dernier moment. Pour pouvoir les réclamer correctement, elles doivent être prévues dans les documents de facturation et dans les conditions de règlement.

Le taux des pénalités de retard

Le taux des pénalités doit apparaître clairement sur la facture.

Cette mention est obligatoire entre professionnels. Elle doit également rester cohérente avec les conditions générales de vente (CGV) ou les conditions de règlement prévues par l’entreprise.

Dans la pratique, beaucoup d’indépendants utilisent encore des modèles de facture incomplets qui oublient ces mentions. Pourtant, en cas de retard de paiement ou de litige, leur absence peut compliquer le recouvrement des pénalités ou fragiliser le dossier en cas de contestation.

En pratique, la facture doit notamment mentionner :

• La date de règlement

• Les conditions de paiement

• Le taux des pénalités de retard

• Les conditions d’application des pénalités

Le Code de commerce impose également de faire apparaître ces informations dans les conditions de règlement entre professionnels.

L’indemnité forfaitaire de 40 €

En B2B, la facture doit également mentionner l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Cette indemnité :

• Est due en cas de retard de paiement

• S’applique une seule fois par facture

• S’ajoute aux pénalités de retard

Beaucoup d’entreprises pensent encore que cette somme remplace les pénalités de retard. En réalité, ces deux mécanismes sont différents : les pénalités compensent le retard de paiement, tandis que l’indemnité forfaitaire couvre les frais de recouvrement liés au retard.

Le calcul des pénalités de retard repose sur une formule simple, à condition d’utiliser le bon taux et la bonne date de départ.

La formule pour calculer les pénalités de retard

Le calcul repose généralement sur :

• Le montant TTC de la facture

• Le nombre de jours de retard

• Le taux annuel prévu

• La durée réelle du retard

La formule utilisée est la suivante :

Montant dû × taux annuel × nombre de jours de retard / 365

Le calcul peut être effectué sur le montant TTC ou sur le montant restant dû selon les conditions prévues dans les documents de facturation.

Si la facture a déjà été partiellement réglée, les pénalités peuvent être calculées sur le solde restant dû, selon les conditions prévues entre les parties.

Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € sont souvent confondues. Pourtant, ces deux mécanismes n’ont pas le même objectif et ne se calculent pas de la même manière.

En cas de retard de paiement entre professionnels, ils peuvent d’ailleurs s’appliquer en même temps.

Les pénalités de retard compensent le retard de paiement

Les pénalités de retard servent à compenser le décalage de trésorerie subi par l’entreprise qui attend son règlement.

Pour un indépendant, plusieurs semaines de retard peuvent rapidement déséquilibrer la trésorerie, surtout lorsque plusieurs factures restent impayées en même temps.

Leur montant dépend :

• Du montant de la facture

• Du taux de pénalités prévu

• Du nombre de jours de retard

Elles :

• Augmentent avec la durée du retard

• Se calculent selon un taux annuel

• Évoluent jour après jour tant que la facture reste impayée

Plus le paiement arrive tardivement, plus les pénalités augmentent.

Les 40 € couvrent les frais de recouvrement

L’indemnité forfaitaire de 40 € fonctionne différemment.

Il s’agit :

• D’une somme fixe

• Due en cas de retard de paiement entre professionnels

• Destinée à couvrir les frais de recouvrement

• Applicable une seule fois par facture impayée

Contrairement aux pénalités de retard, cette indemnité ne dépend pas du nombre de jours de retard et ne varie pas selon le taux appliqué. Elle reste fixe quelle que soit la durée du non-paiement.

Elle peut toutefois s’ajouter aux pénalités de retard sur la même facture.

Tableau récapitulatif

Certaines erreurs reviennent régulièrement chez les indépendants, freelances et auto-entrepreneurs. Elles compliquent ensuite le recouvrement des factures ou fragilisent la conformité des documents de facturation.

Vouloir appliquer des pénalités sans les avoir prévues

Beaucoup d’indépendants découvrent réellement le sujet des pénalités lorsqu’un client paie en retard. Pourtant, le taux des pénalités doit déjà apparaître :

• Sur la facture

• Dans les conditions générales de vente (CGV) ou les conditions de règlement

Sans ces mentions :

• La facture devient incomplète

• Le recouvrement des pénalités devient plus compliqué

• Le client peut plus facilement contester les sommes réclamées

Confondre date d’échéance et date d’émission de la facture

Les pénalités de retard ne commencent pas à courir à partir de la date d’émission de la facture.

Le point de départ correspond au lendemain de la date d’échéance prévue pour le paiement.

Par exemple :

• Facture émise le 1er juin

• Paiement attendu le 30 juin

• Pénalités applicables à partir du 1er juillet

Une date de règlement claire reste donc indispensable sur la facture.

Dans la pratique, beaucoup de litiges viennent simplement d’une échéance absente ou imprécise sur les documents de facturation.

Mélanger pénalités, relance et mise en demeure

Les pénalités de retard existent indépendamment d’une relance commerciale.

Même sans rappel préalable, elles deviennent exigibles dès le dépassement de la date de paiement prévue.

En pratique, les relances restent utiles pour accélérer le règlement et préserver la relation client, mais elles ne déclenchent pas juridiquement les pénalités de retard.

La mise en demeure, quant à elle, sert surtout à formaliser la demande de paiement et à renforcer le dossier en cas de litige ou de procédure de recouvrement.

Les mentions liées aux pénalités de retard et aux délais de paiement ne sont pas de simples formalités. En cas d’oubli ou d’erreur, la facture peut devenir moins solide juridiquement et compliquer le recouvrement en cas de retard de paiement.

Le risque de non-conformité

Une facture incomplète peut :

• Fragiliser le dossier en cas de litige

• Compliquer le recouvrement des pénalités ou des intérêts de retard

• Créer des incohérences entre la facture et les conditions générales de vente (CGV)

• Rendre les conditions de paiement moins claires pour le client

En pratique, si le taux des pénalités de retard ou l’indemnité forfaitaire de 40 € n’apparaissent pas sur la facture, il devient plus difficile de réclamer ces sommes ensuite.

Le ministère de l’Économie rappelle d’ailleurs que les factures entre professionnels doivent mentionner :

« les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement »

Les amendes administratives

Le non-respect des règles relatives aux délais de paiement peut également entraîner des sanctions administratives.

La DGCCRF précise que :

« Le non-respect des délais de paiement est passible d'une amende administrative pouvant aller jusqu'à 75 000 € pour une personne physique et 2 000 000 € pour une personne morale. »

Ces sanctions visent surtout le respect des règles liées aux délais de paiement entre professionnels, mais elles rappellent l’importance de factures correctement rédigées et de conditions de règlement claires.

Avant d’envoyer une facture, vérifiez que vous avez bien indiqué :

Dans la pratique, une simple mention oubliée peut compliquer le recouvrement des pénalités ou créer des contestations en cas de retard de paiement.