Débours et frais refacturés : comment répercuter vos frais sur un client (sans gonfler votre CA)

En micro-entreprise, l'impôt sur le revenu et les cotisations sociales se calculent sur le chiffre d'affaires brut encaissé, sans possibilité de déduire vos charges (contrairement à un régime réel). Résultat : si vous achetez un matériel pour un client dans le cadre de votre activité et que vous le lui refacturez « normalement », cette somme s'ajoute à votre CA. Vous payez donc des cotisations sur de l'argent que vous avez uniquement fait transiter.

Il existe pourtant une exception : le débours. C'est le seul mécanisme qui permet de sortir un remboursement de votre chiffre d'affaires. En dehors de ce cas, tout frais que vous répercutez à un client (matériel, kilomètres, prestation sous-traitée) entre dans votre CA.

À garder en tête, trois situations sont à distinguer :

1. Le débours : vous avancez une dépense au nom et pour le compte du client = hors CA.

2. Le frais refacturé « accessoire » : il peut s'agir de frais de matériel, de port, de transport, de restauration ou de communication : vous les achetez en votre nom, puis vous répercutez le coût au client = dans le CA.

3. Les indemnités de déplacement et frais kilométriques : un cas particulier, souvent mal maîtrisé. Nous vous en parlons plus bas dans l’article.

Un débours est une dépense que vous engagez au nom et pour le compte de votre client. Vous avancez l'argent, puis le client vous rembourse à l'euro près, sans marge. La facture du fournisseur doit être établie au nom du client. Parce que cet argent ne vous appartient pas, le débours n'entre pas dans votre chiffre d'affaires.

Ce mécanisme est précisé par le Bulletin Officiel des Finances Publiques ou BOFiP (BOI-TVA-BASE-10-10-30).

Voici quelques exemples courants de débours (aussi appelés frais de débours ou remboursement de frais au nom du client) en auto-entreprise :

• Une pièce, une fourniture ou un produit achetés pour le compte du client, avec facture fournisseur à son nom ;

• Des frais d'immatriculation ou de dépôt de dossier avancés pour lui ;

• Un billet de train ou une nuit d'hôtel réservés directement au nom du client.

À l'inverse, si vous achetez ce même matériel avec votre propre carte, sur une facture à votre nom, ce n'est plus un débours : c'est une dépense professionnelle classique, que vous pouvez refacturer, mais qui entre dans votre CA.

Le débours est engagé au nom du client et ressort hors CA. La refacturation classique (frais accessoires) : vous achetez en votre nom, puis vous ajoutez le coût à votre facture. Ce montant entre dans votre CA et est cotisé. Même dépense, deux traitements : tout dépend au nom de qui la facture fournisseur est émise.

En pratique, une seule et même dépense (un billet de train, par exemple) peut basculer d'une colonne à l'autre selon un seul détail : à quel nom la facture du fournisseur a été émise. Le frais accessoire fait partie intégrante du prix de vente facturé (le montant HT de la prestation, TVA en plus le cas échéant), alors que le débours reste toujours en dehors de ce calcul.

Pour qu'une dépense soit reconnue comme un débours (et donc exclue de votre CA), trois conditions doivent être réunies :

• Un accord écrit préalable : le client doit avoir donné son accord pour que vous engagiez la dépense en son nom (devis mentionnant le débours, CGV, ou simple e-mail daté).

• La facture du fournisseur est au nom du client, jamais au vôtre.

• Un remboursement strictement identique, à l'euro près, sans marge ajoutée, justificatifs conservés.

Si l'une de ces trois conditions manque, la dépense n'est plus un débours : elle redevient un frais refacturé classique, qui entre dans votre CA et est cotisée.

Pour éditer une facture en tant qu’auto-entrepreneur, avec débours : une fois la dépense qualifiée de débours, il faut prévoir une ligne séparée de votre prestation, hors du total HT taxable.

La mention doit être explicite, du type « débours - frais engagés pour le compte du client ». Cela s’ajoute aux mentions obligatoires nécessaires pour toute facture.

Par exemple : « Débours - hébergement 1 nuit (facture Hôtel XXX n°YYY, au nom de [client]) : 120,00 € ».

Pensez à bien conserver les justificatifs avec la facture fournisseur au nom du client, l’accord écrit et la date de la dépense. En cas de contrôle, c'est ce qui prouve que la dépense est bien un débours.

Côté comptabilisation : un débours n'apparaît jamais dans votre livre des recettes en tant que chiffre d'affaires. Beaucoup d'auto-entrepreneurs choisissent malgré tout de le suivre dans une colonne ou un sous-compte dédié, pour ne jamais le confondre avec leurs encaissements.

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Oui, vous pouvez refacturer vos déplacements, mais la plupart entrent dans votre CA. Un billet de train ou d'hôtel réservé au nom du client peut passer en débours ; en revanche, les frais d’utilisation de votre véhicule (carburant, entretien, assurance) ne peuvent pas être des débours : ils sont refacturés comme une prestation et s'ajoutent à votre chiffre d'affaires.

Peut-on passer un déplacement en débours ?

Cela dépend uniquement du nom qui figure sur la facture. Une dépense, comme des achats de matériaux pour un chantier par exemple, réservés et facturés directement au nom du client peuvent être traités en débours. Si la facture est à votre nom, ils sont refacturés comme un frais classique et entrent alors dans votre CA.

Comment calculer des frais kilométriques ?

Il n'existe pas de facture fournisseur pour vos propres kilomètres : vous ne pouvez donc jamais les passer en débours. Pour chiffrer le montant à refacturer au client, deux options courantes :

1. Appliquer le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale (un tarif au kilomètre en fonction de la puissance fiscale du véhicule). Son objectif ? Servir de référence pour fixer le montant à facturer au client. Le péage et le stationnement, eux, ne sont pas compris dans le barème kilométrique mais se refacturent en plus, sur présentation du justificatif.

2. Convenir d'un forfait déplacement dès le devis.

Les frais kilométriques entrent-ils dans le CA ?

Oui. Le carburant est acheté au nom de l'auto-entrepreneur, jamais au nom du client : ces frais gonflent donc mécaniquement le chiffre d'affaires et sont cotisés, quelle que soit la méthode de calcul utilisée.

En tant qu’auto-entrepreneur, si vous prévoyez beaucoup de déplacements en véhicule pour votre mission, il faut donc en tenir compte au moment de définir votre tarif de départ (TJM).

Contrairement à un salarié, un auto-entrepreneur ne fait pas de note de frais : il n'a pas d'employeur pour le rembourser. Ce qu'on appelle « note de frais » en AE recouvre en réalité deux mécanismes : le débours (hors CA) ou la refacturation (dans le CA). Le bon réflexe est de qualifier le frais dès le devis, soit en débours, soit en refacturation classique, plutôt que de le décider au moment de facturer.

Deux points de vigilance liés au débours, souvent mal connus :

• Un débours ne compte ni dans le plafond de chiffre d'affaires de la micro-entreprise, ni dans le seuil de franchise en base de TVA, puisqu'il n'entre pas dans votre CA. D’après l’URSSAF, en 2026, le plafond de chiffre d'affaires en micro-entreprise est de 203 100 € pour la vente de marchandises et de 83 600 € pour les prestations de services ; le seuil de franchise en base de TVA est, lui, fixé à 85 000 € pour la vente et 37 500 € pour les prestations de services. Une tolérance au-delà du seuil de franchise est possible respectivement jusqu’à 93 500 € et 41 250 €.

• Si vous êtes en franchise en base de TVA (le cas le plus courant en micro), vous ne récupérez pas la TVA sur vos achats. Un frais refacturé « classique », et donc intégré au CA, est répercuté au client sur la base de son montant TTC, sans possibilité de récupération. Un argument de plus en faveur du débours chaque fois qu'il est applicable.

Le point qui coince le plus souvent au quotidien : garder la trace du nom indiqué sur chaque facture fournisseur, et ne pas mélanger la ligne débours avec le reste de la facturation.

Avec Solo :

• Vous ajoutez une ligne de débours distincte, automatiquement exclue de votre base taxable ;

• Vous transformez un devis en facture en conservant les frais correctement qualifiés d'un document à l'autre ;

• Vos factures restent conformes aux exigences de la facturation électronique, Solo étant une plateforme agréée.

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